Deine Signatur wird beim Senden aus inDeal automatisch unter Deine Nachricht gesetzt. Einmal eingerichtet, musst Du nie wieder daran denken.
Wo Du die Signatur findest
Öffne E-Mail ↗ in den Einstellungen. Der Bereich E-Mail-Signatur erscheint erst, wenn Dein Postfach verbunden ist - ohne Postfach kann inDeal nichts senden, also gibt es dort auch nichts einzurichten.
Unter Deine Signatur legst Du fest, wie die Signatur aussieht. Dafür gibt es zwei Modi, zwischen denen Du oben am Feld umschaltest: Editor und HTML (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Mit An neue Mails anhängen und An Antworten anhängen legst Du fest, ob der Schalter im Composer anfangs an- oder ausgeschaltet ist. Signatur speichern nicht vergessen.
Editor oder HTML
- Editor eignet sich für einfache Signaturen: ein paar Zeilen Text, fett, kursiv, Links, Schriftgrößen und ein Logo. Tabellen und aufwendige Layouts kann der Editor nicht darstellen.
- HTML ist für fertige Signaturen mit Layout gedacht, zum Beispiel mit Tabellen, Profilbild, farbigem Button oder mehreren Logos. Du fügst die Signatur ein, inDeal übernimmt sie mit ihrem Aufbau.
Beim Speichern wird der HTML-Code bereinigt: Skripte, Formulare und Bilder ohne https-Adresse fallen weg. Links bleiben nur mit https-, mailto- oder tel-Adresse erhalten. Eine Signatur darf höchstens 50 KB groß sein. Ist sie größer, zeigt inDeal den Hinweis Die Signatur ist zu groß - meist stecken dann eingebettete Bilder im Code. Lade die Bilder stattdessen im Web hoch und verlinke sie per https.
Fertige Signatur einfügen
Du musst keinen HTML-Code anfassen. Es reicht, die Signatur aus einer Mail zu kopieren:
- Öffne in Gmail, Outlook oder Apple Mail eine Mail mit Deiner Signatur.
- Markier die Signatur und kopier sie.
- Schalte in inDeal auf HTML und füge sie in das Feld ein. inDeal übernimmt den Aufbau der Signatur, nicht nur den Text.
Hast Du den HTML-Code bereits, zum Beispiel aus einem Signatur-Generator, fügst Du ihn genauso ein.
Fügst Du eine Signatur mit Layout im Modus Editor ein, fragt inDeal nach: In den HTML-Modus wechseln?
- Zum HTML-Modus wechseln übernimmt die Signatur mit ihrem Layout. Der bisherige Inhalt des Feldes wird dabei ersetzt.
- Im Editor einfügen fügt sie in den Editor ein. Tabellen und die meisten Gestaltungen gehen dabei verloren.
Wechselst Du umgekehrt von HTML zu Editor, fragt inDeal ebenfalls nach (Zum Editor wechseln?), weil das Layout dabei verloren geht.
Vorschau
Unter jedem Feld zeigt die Vorschau, wie die Signatur beim Empfänger ankommt, mit Deinen echten Daten statt der Platzhalter: Vorschau: Deine Signatur und, für Admins, Vorschau: Firmen-Vorlage. Sie aktualisiert sich kurz nachdem Du etwas änderst; so lange bleibt der letzte Stand leicht abgedimmt stehen.
- Noch keine Signatur erscheint nur, wenn das Feld leer ist.
- Die Vorschau konnte nicht erzeugt werden bedeutet: Beim Bereinigen ist nichts übrig geblieben, etwa weil die Signatur nur aus Skripten oder Bildern ohne https bestand.
- Sehr breite Bilder werden in der Vorschau auf die Breite des Feldes verkleinert. In der Mail selbst bleiben sie so, wie Du sie angelegt hast.
Platzhalter
Statt Name und Telefonnummer fest einzutippen, nutzt Du Platzhalter-Chips. Beim Versand werden sie automatisch gefüllt - ändert sich später etwas im Profil, stimmt die Signatur weiter. Es gibt elf Platzhalter:
| Platzhalter | Wert kommt aus |
|---|---|
| {{user_name}} | Dein voller Name aus dem Profil |
| {{user_vorname}} | Vorname (erster Teil des Namens) |
| {{user_nachname}} | Nachname (Rest des Namens) |
| {{user_titel}} | Deine Positionsbezeichnung aus dem Profil |
| {{user_email}} | Die Adresse Deines verbundenen Postfachs |
| {{user_telefon}} | Telefonnummer aus dem Profil |
| {{user_mobil}} | Mobilnummer aus dem Profil |
| {{company_name}} | Firmenname aus den Firmendaten |
| {{company_website}} | Website aus den Firmendaten |
| {{company_telefon}} | Firmen-Telefonnummer aus den Firmendaten |
| {{company_logo}} | Logo-URL aus den Firmendaten |
Die user-Werte pflegst Du in Deinem Profil, die company-Werte pflegt ein Admin in den Firmendaten.
Platzhalter funktionieren in beiden Modi. Im Modus HTML kannst Du sie auch in Links und Bildadressen setzen, zum Beispiel href="{{company_website}}". Die Chips fügen den Platzhalter dort ein, wo der Cursor steht.
Schriftgrößen und Logo
- Schriftgrößen wählst Du im Editor aus einer festen Liste von 8 bis 24 px; Standard setzt auf die normale Größe zurück.
- {{company_logo}} im Text wird zum Logo-Bild mit 40 px Höhe. Im Modus HTML kannst Du {{company_logo}} auch als Bildadresse nutzen (
src="{{company_logo}}") und Größe und Abstände selbst festlegen. - Es werden nur https-Adressen akzeptiert.
- Praxis-Tipp: Nutze als Logo eine PNG-Datei. Manche Mail-Programme stellen SVG-Grafiken nicht dar - PNG funktioniert überall.
Die Firmen-Vorlage
Unter dem eigenen Bereich liegt die Firmen-Vorlage:
- Bearbeiten können sie nur Admins (Vorlage speichern).
- Sie gilt automatisch für alle Teammitglieder, die keine eigene Signatur gespeichert haben. So hat das ganze Team vom ersten Tag an eine einheitliche Signatur.
- Die Vorlage kann ebenfalls im Modus Editor oder HTML gepflegt werden.
- Wer lieber mit der Vorlage als Basis startet, klickt Firmen-Vorlage übernehmen - sie wird dann samt Modus in die eigene Signatur kopiert und lässt sich anpassen. Hast Du bereits eine eigene Signatur, fragt inDeal vorher nach: Deine aktuelle Signatur wird durch die Firmen-Vorlage ersetzt.