Workflows

Was Workflows tun

Workflows sind automatische Reaktionen auf Antworten Deiner Kontakte und nehmen Dir die Handgriffe ab, die nach jeder Antwort immer gleich sind. Der Auslöser Alle Workflows haben denselben Auslöser: Bei klassifizierter Antwort. Das heißt, sie laufen genau dann, wenn ein Kontakt geantwortet hat und inDeal diese Antwort als Positiv, Neutral oder Negativ eingestuft hat. Ohne Antwort passiert nichts. Ohne Einstufung passiert ebenfalls nichts. Was sie tun können Vier Arten von Aktionen kommen vor: - Stage → "…" setzt den Lead auf eine andere Stufe. - Wiedervorlage = heute oder Verlustgrund = … füllt ein Feld. Steht dahinter (falls leer), wird ein vorhandener Wert nicht überschrieben. - Daten anreichern sucht fehlende Kontaktdaten. Das verbraucht Guthaben. - Benachrichtigung (…) schickt eine E-Mail. Wer die Benachrichtigung bekommt Die Person, der der Lead zugewiesen ist. Ist niemand zugewiesen oder lässt sich die Adresse nicht auflösen, geht die Nachricht an den Inhaber des Accounts. Wenn Du Benachrichtigungen zu Leads erwartest und keine bekommst, prüf als Erstes, ob die Leads Dir zugewiesen sind. Du kannst Workflows nicht selbst anlegen Das ist der wichtigste Punkt vorweg: Es gibt keinen Knopf, um einen Workflow anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen. inDeal liefert vier fertige Workflows mit, erkennbar am Kennzeichen System. Was Du steuern kannst, ist der Schalter: an oder aus. Mehr dazu unter Workflows an- und ausschalten. Wo Du sie findest Öffne unten links Deinen Firmennamen, wähl Setup und dann Workflows. Der Bereich ist der Rolle Admin vorbehalten. Mit der Rolle Sales erscheint der Menüpunkt nicht, und auch ein direkter Aufruf der Adresse führt zurück auf Setup. Was Workflows nicht tun - Keine Antworten schreiben und keine Nachrichten an Deine Kontakte verschicken. Die einzige E-Mail, die dabei entsteht, geht an Dich oder an Kolleginnen und Kollegen. - Keine Leads anlegen. - Nicht zeitgesteuert laufen. Es gibt keinen Workflow, der jeden Morgen etwas tut. Weiter - Die vier Workflows im Einzelnen - Eine Workflow-Karte lesen

Die vier Workflows im Einzelnen

inDeal liefert vier Workflows mit. Alle vier tragen das Kennzeichen System und reagieren auf denselben Auslöser: Bei klassifizierter Antwort. Die vier Workflows untereinander Positive Antwort: Stage-Wechsel Bedingung: Die Antwort ist Positiv und der Lead steht auf Qualifizieren. Aktionen: - Stage → "Termin vereinbaren" - Wiedervorlage = heute (falls leer) Der Lead rückt also eine Stufe vor und bekommt gleichzeitig ein Fälligkeitsdatum. Damit erscheint er am selben Tag in Offene Leads und auf Home unter Kontaktieren. Der Zusatz (falls leer) ist wichtig. Hattest Du schon eine Wiedervorlage gesetzt, bleibt sie stehen. Der Workflow überschreibt Deine Planung nicht. Steht der Lead bereits auf einer höheren Stufe, greift dieser Workflow nicht. Eine positive Antwort auf einen Lead in Termin vereinbart ändert die Stufe also nicht. Positive Antwort: Anreicherung + Benachrichtigung Bedingung: Die Antwort ist Positiv, unabhängig von der Stufe. Aktionen: - Daten anreichern - Benachrichtigung (Positiv) Bei jedem positiv antwortenden Kontakt sucht inDeal automatisch fehlende Kontaktdaten und schickt Dir eine E-Mail. Das verbraucht Guthaben. Jede gefundene Angabe kostet Credits. Bei vielen positiven Antworten ist das der Workflow, der Dein Guthaben am schnellsten verbraucht. Mehr dazu unter Guthaben und Verbrauch. Neutrale Antwort: Benachrichtigung Bedingung: Die Antwort ist Neutral. Aktion: Benachrichtigung (Neutral) Mehr passiert nicht. Keine Stufenänderung, keine Anreicherung. Der Gedanke dahinter: Eine neutrale Antwort braucht eine menschliche Einschätzung, keine Automatik. Negative Antwort: Verloren setzen Dieser Workflow hat als einziger zwei Zweige, und die Reihenfolge entscheidet. Zweig 1 - Bedingung: Die Antwort ist Negativ und der Lead steht auf Qualifizieren. Aktionen: - Stage → "Lead verloren" - Verlustgrund = Negative Reply Zweig 2 - Bedingung: Die Antwort ist Negativ, unabhängig von der Stufe. Aktion: Benachrichtigung (Negativ (späte Phase)) Es greift immer nur der erste passende Zweig. Daraus folgt: - Steht der Lead auf Qualifizieren, greift Zweig 1. Er wird verloren gesetzt, und es gibt keine Benachrichtigung. - Steht er auf einer späteren Stufe, greift Zweig 2. Er bleibt, wo er ist, und Du bekommst eine E-Mail. Das ist genau richtig herum gedacht: Eine Absage ganz am Anfang ist Routine und braucht keine Nachricht. Eine Absage nach einem Termin ist eine Nachricht wert. Was das zusammen ergibt | Antwort | Lead auf Qualifizieren | Lead auf späterer Stufe | |---|---|---| | Positiv | rückt vor, Wiedervorlage heute, Anreicherung, E-Mail | Anreicherung, E-Mail | | Neutral | E-Mail | E-Mail | | Negativ | wird verloren gesetzt, keine E-Mail | E-Mail | Weiter - Eine Workflow-Karte lesen - Workflows an- und ausschalten

Eine Workflow-Karte lesen

Jeder Workflow steht als Karte in der Liste. Der Aufbau ist bei allen gleich, und wer ihn einmal kennt, versteht jede Regel auf einen Blick. Der Kopf Oben links der Name, daneben das Kennzeichen System bei den ausgelieferten Workflows. Darunter eine kurze Beschreibung und der Auslöser, also Bei klassifizierter Antwort. Rechts der Schalter. Ist ein Workflow aus, wird die ganze Karte blasser dargestellt. Eine Workflow-Karte mit Kopf, Regelzeile und Fußzeile Die Regelzeilen Darunter steht je Zweig eine Zeile in der Form Bedingung → Aktion Aktion Links, in grauer Umrandung, die Bedingung. Rechts davon, in blauer Umrandung, eine oder mehrere Aktionen. Der Pfeil dazwischen bedeutet schlicht „dann". Die Bedingungen | So steht es da | So ist es gemeint | |---|---| | Positiv, Neutral, Negativ | die Einstufung der Antwort | | Stage "Qualifizieren" | der Lead muss auf dieser Stufe stehen | | zwei Angaben mit + verbunden | beides muss zutreffen | | Immer | keine Bedingung, der Zweig greift immer | Die Aktionen | So steht es da | So ist es gemeint | |---|---| | Stage → "Termin vereinbaren" | der Lead wird auf diese Stufe gesetzt | | Wiedervorlage = heute | das Follow-up-Datum wird auf heute gesetzt | | Verlustgrund = Negative Reply | dieser Text wird als Verlustgrund eingetragen | | (falls leer) hinter einer Aktion | ein vorhandener Wert bleibt stehen | | Daten anreichern | fehlende Kontaktdaten werden gesucht, das kostet Guthaben | | Benachrichtigung (Positiv) | eine E-Mail geht raus, in der genannten Ausführung | Mehrere Zeilen bedeuten mehrere Zweige Hat eine Karte zwei Regelzeilen, hat der Workflow zwei Zweige. Geprüft wird von oben nach unten, und der erste passende Zweig gewinnt. Alle weiteren werden übersprungen, auch wenn ihre Bedingung ebenfalls zuträfe. Das betrifft in der Praxis den Workflow Negative Antwort: Verloren setzen, der als einziger zwei Zeilen hat. Die Fußzeile Links steht Zuletzt geändert von {name} am {date}, sofern jemand den Schalter schon einmal betätigt hat. Hat das noch niemand getan, bleibt die Stelle leer. Rechts steht Verlauf. Ein Klick klappt die letzten Läufe auf, siehe Der Verlauf und was er verrät. Wenn die Liste leer ist Steht dort Noch keine Workflows., sind für diesen Account keine angelegt. Bei einem regulär eingerichteten Account sollte das nicht vorkommen; wende Dich in dem Fall an den Support. Weiter - Die vier Workflows im Einzelnen - Der Verlauf und was er verrät

Workflows an- und ausschalten

Der Schalter rechts oben auf jeder Karte ist die einzige Einstellung, die es bei Workflows gibt. So geht es 1. Öffne Setup und dann Workflows. 2. Klick den Schalter auf der Karte an. Die Änderung greift sofort, es gibt kein Speichern. Ein ausgeschalteter Workflow wird blasser dargestellt und läuft ab diesem Moment nicht mehr. Anschließend steht in der Fußzeile Zuletzt geändert von {name} am {date} mit Deinem Namen. Andere im Team sehen also, wer geschaltet hat. Wenn der Schalter nicht reagiert - Er lässt sich nicht anklicken. Dann fehlt das Recht. Der Bereich ist der Rolle Admin vorbehalten. - Es erscheint Keine Berechtigung. Dasselbe, nur nachträglich erkannt. Der Schalter springt zurück. - Es erscheint Konnte nicht gespeichert werden. Eine Störung. Der Schalter springt zurück, versuch es erneut. Was das Ausschalten bewirkt Ein ausgeschalteter Workflow reagiert nicht mehr auf neue Antworten. Was er in der Vergangenheit getan hat, bleibt bestehen: gesetzte Stufen, gefüllte Felder, verschickte E-Mails. Ausschalten macht nichts rückgängig. Der Verlauf bleibt ebenfalls erhalten und lässt sich weiter aufklappen. Wann Ausschalten sinnvoll ist Positive Antwort: Anreicherung + Benachrichtigung ist der Kandidat, wenn Dein Guthaben knapp wird. Jede positive Antwort löst hier eine Suche nach Kontaktdaten aus. Schaltest Du ihn aus, kommen die Benachrichtigungen ebenfalls nicht mehr - beides hängt an derselben Karte. Negative Antwort: Verloren setzen ist der Kandidat, wenn Dein Team Absagen selbst bewerten will. Ausgeschaltet bleiben negativ beantwortete Leads auf ihrer Stufe stehen, und niemand wird benachrichtigt. Positive Antwort: Stage-Wechsel solltest Du eingeschaltet lassen. Er ist der Grund dafür, dass ein positiv antwortender Kontakt am selben Tag in Deiner Arbeitsliste auftaucht. Ohne ihn bleibt der Lead kalt und ohne Datum liegen. Wann Ausschalten nichts bringt Wenn Benachrichtigungen an die falsche Person gehen, ist der Workflow nicht die Ursache. Empfänger ist immer die Person, der der Lead zugewiesen ist, ersatzweise der Inhaber des Accounts. Ändere die Zuweisung am Lead, nicht den Workflow. Was Du nicht ändern kannst Bedingungen, Aktionen, Reihenfolge und Benachrichtigungstexte sind fest. Es gibt keinen Bearbeiten-Knopf und keine Möglichkeit, einen eigenen Workflow anzulegen. Wenn Du eine andere Regel brauchst, ist das eine Anfrage an den Support: Hilfe und Support erhalten. Weiter - Die vier Workflows im Einzelnen - Der Verlauf und was er verrät

Der Verlauf und was er verrät

Unten rechts auf jeder Karte steht Verlauf. Ein Klick klappt die letzten Läufe dieses Workflows auf. Das ist die Stelle, an der Du nachsiehst, wenn etwas nicht so passiert ist, wie Du es erwartet hast. Was eine Zeile zeigt Je Lauf eine Zeile mit vier Angaben: 1. Der Status als farbiges Kennzeichen. 2. Der Name des Leads, verlinkt. Ein Klick öffnet ihn. 3. Das Datum des Laufs. 4. Branch {n}, also welcher Zweig gegriffen hat. Angezeigt werden die letzten fünf Läufe je Workflow. Gab es noch keinen, steht dort Noch keine Läufe. Die vier Status | Status | Bedeutung | |---|---| | Erfolg | Alle Aktionen des Zweigs sind durchgelaufen. | | Teilweise | Mindestens eine Aktion hat funktioniert, mindestens eine nicht. | | Fehler | Keine Aktion ist durchgelaufen. | | Kein Treffer | Der Workflow wurde ausgelöst, aber keine Bedingung passte. | Kein Treffer ist kein Fehler. Er heißt: Es kam eine Antwort, aber sie erfüllte die Bedingungen dieses Workflows nicht. Bei einer neutralen Antwort meldet der Workflow für positive Antworten genau das - völlig richtig. Branch {n} lesen Die Zahl sagt, welcher Zweig gegriffen hat. Branch 1 ist die oberste Regelzeile auf der Karte, Branch 2 die zweite. Das ist vor allem beim Workflow Negative Antwort: Verloren setzen hilfreich, dem einzigen mit zwei Zweigen: - Branch 1 bedeutet: Der Lead stand auf Qualifizieren und wurde verloren gesetzt. - Branch 2 bedeutet: Der Lead stand auf einer späteren Stufe, es ging nur eine Benachrichtigung raus. Lead nicht verfügbar Steht statt eines Namens Lead nicht verfügbar, wurde der Lead nach dem Lauf gelöscht. Der Eintrag im Verlauf bleibt trotzdem stehen - der Lauf hat ja stattgefunden. Was der Verlauf beantwortet „Warum ist mein Lead plötzlich auf Termin vereinbaren gesprungen?" Sieh im Workflow Positive Antwort: Stage-Wechsel nach. Steht der Lead dort mit Erfolg, war es die Automatik und nicht ein Kollege. „Warum wurde ein Lead verloren gesetzt?" Derselbe Weg beim Workflow Negative Antwort: Verloren setzen. Am Lead selbst steht dann Verlustgrund = Negative Reply. „Warum habe ich keine E-Mail bekommen?" Drei Möglichkeiten, in dieser Reihenfolge zu prüfen: 1. Der Workflow ist ausgeschaltet - erkennbar am Schalter. 2. Der Lauf steht auf Kein Treffer - die Bedingung passte nicht. 3. Der Lauf steht auf Erfolg, aber die Mail kam nicht an - dann ging sie an jemand anderen. Empfänger ist die Person, der der Lead zugewiesen ist. „Läuft überhaupt etwas?" Steht bei allen vier Workflows Noch keine Läufe, ist seit Einrichtung keine eingestufte Antwort eingegangen. Prüf, ob Kampagnen laufen und ob dort Antworten ankommen. Aufgeklappter Verlauf, hier ohne Läufe Wenn Fehler oder Teilweise auftauchen Einzelne Fehlschläge kommen vor, etwa wenn beim Anreichern das Guthaben leer war. Häufen sie sich, ist das ein Fall für den Support. Nenn dabei den Namen des Workflows, das Datum des Laufs und den Namen des Leads: Hilfe und Support erhalten. Weiter - Eine Workflow-Karte lesen - Workflows an- und ausschalten