Mit einem verbundenen Postfach sendest Du E-Mails direkt aus inDeal - über Deine eigene Adresse, aus Deinem eigenen Postfach. Antworten Deiner Leads landen automatisch am richtigen Lead in der Timeline, ohne dass Du etwas kopieren musst. Du kannst Outlook beziehungsweise Microsoft 365 oder Gmail beziehungsweise Google Workspace verbinden.
Inhalt
- Was die Verbindung leistet
- Welches Postfach?
- So verbindest Du Dein Postfach
- Wenn die Freigabe fehlt
- Historie importieren
- Anhänge bleiben im Postfach
- Postfach trennen
Was die Verbindung leistet
inDeal verbindet sich mit Deinem Postfach. Danach gilt, unabhängig vom Anbieter:
- Du schreibst und beantwortest E-Mails direkt im Lead, gesendet wird über Dein Postfach. Die Mails liegen anschließend auch in Deinem Gesendet-Ordner.
- Eingehende Antworten werden automatisch dem passenden Lead zugeordnet und erscheinen in dessen Timeline.
- Übernommen werden nur E-Mails, deren Gegenüber ein vorhandener Lead ist. Alles andere - private Mails, Newsletter, interne Nachrichten - wird verworfen und nicht in inDeal gespeichert.
Jede Person im Team verbindet ihr eigenes Postfach, unabhängig von der Rolle. Es gibt kein zentrales Team-Postfach: Wer aus inDeal senden will, verbindet einmal sein eigenes Konto.
Welches Postfach?
Auf der Seite E-Mail ↗ stehen beide Optionen nebeneinander:
- Outlook / Microsoft 365 - für Postfächer bei Microsoft, geschäftlich wie privat.
- Gmail / Google Workspace - für Postfächer bei Google, geschäftlich wie privat.
Ein Postfach pro Person. Du kannst immer nur ein Postfach gleichzeitig verbunden haben. Sobald eines verbunden ist, zeigt die Seite nur noch dessen Karte; die andere Option verschwindet. Willst Du wechseln, trenne zuerst das aktuelle Postfach und verbinde danach das neue. Was das Trennen mit Deinen übernommenen Mails macht, steht unten im Abschnitt Postfach trennen - lies ihn vorher.
So verbindest Du Dein Postfach
Outlook oder Microsoft 365
- Öffne E-Mail ↗ in den Einstellungen.
- Klick auf der Karte Outlook / Microsoft 365 auf Mit Outlook / Microsoft 365 verbinden.
- Du wirst zu Microsoft weitergeleitet. Melde Dich mit dem Konto an, dessen Postfach Du nutzen willst, und bestätige den Zugriff.
- Danach landest Du automatisch zurück in inDeal. Die Karte zeigt Verbunden, Deine Adresse und das Verbindungsdatum.
Gmail oder Google Workspace
- Öffne E-Mail ↗ in den Einstellungen.
- Klick auf der Karte Gmail / Google Workspace auf Mit Gmail / Google Workspace verbinden.
- Du wirst zu Google weitergeleitet. Wähl das Konto, dessen Postfach Du nutzen willst.
- Google fragt die Berechtigungen einzeln ab, mit je einem Häkchen: "E-Mails in Deinem Namen senden" und "Deine E-Mails lesen". Beide Häkchen müssen gesetzt bleiben. inDeal braucht sie zusammen - senden allein genügt nicht, weil sonst keine Antwort zugeordnet werden kann, und lesen allein genügt nicht, weil Du dann nicht senden könntest.
- Danach landest Du automatisch zurück in inDeal. Die Karte zeigt Verbunden, Deine Adresse und das Verbindungsdatum.
Nimmst Du bei Schritt 4 ein Häkchen heraus, kommt inDeal mit der Meldung Beim Verbinden waren nicht alle Rechte freigegeben zurück und es wird kein Postfach verbunden. Klick dann einfach erneut auf Verbinden und lass beide Häkchen stehen.
Von jetzt an findest Du am Lead den Knopf E-Mail und kannst direkt aus inDeal senden.
Wenn die Freigabe fehlt
In vielen Unternehmen dürfen Mitarbeitende externe Apps nicht selbst freigeben. Das ist kein Fehler, sondern eine Richtlinie Deiner Organisation - und der Weg ist bei beiden Anbietern derselbe: Deine IT gibt inDeal einmal frei, danach verbindet das ganze Team wie oben beschrieben.
Microsoft 365. Nach dem Anmeldeversuch erscheint der Hinweis: Deine IT muss inDeal für euren Microsoft-365-Tenant freigeben, bevor du dein Postfach verbinden kannst. So gehst Du vor:
- Kopiere den angezeigten Freigabe-Link (App freigeben).
- Schick ihn an Deine IT-Administration mit der Bitte, inDeal für euren Microsoft-365-Tenant freizugeben.
- Sobald die Freigabe erteilt ist, verbindest Du Dein Postfach wie oben beschrieben.
Google Workspace. Auch hier kann Deine Organisation festgelegt haben, dass Drittanbieter-Apps erst freigegeben werden müssen. Dann bricht Google den Anmeldevorgang ab, bevor Du die Berechtigungen siehst. Bitte Deine Google-Workspace-Administration, inDeal für Euren Bereich zuzulassen; danach funktioniert das Verbinden wie oben.
Bei privaten Konten bei Microsoft oder Google gibt es keine solche Freigabe - dort entscheidest Du selbst.
Historie importieren
Beim Verbinden kann inDeal auch zurückliegende E-Mails übernehmen. Auf der Karte findest Du dafür den Abschnitt Historien-Import:
- Wähl unter Zeitraum zwischen 3, 6 und 12 Monaten.
- Der Import läuft im Hintergrund; der Zähler zeigt, wie viele Nachrichten geprüft wurden. Bei großen Postfächern dauert das einige Minuten - Du kannst die Seite in der Zeit verlassen.
- Auch hier gilt: Übernommen werden nur Mails, die zu einem vorhandenen Lead gehören. Alles andere wird verworfen. Wenn Du später neue Leads importierst, lohnt sich deshalb ein Klick auf Erneut importieren.
Anhänge bleiben im Postfach
Anhänge werden nicht in inDeal gespeichert. inDeal merkt sich nur, dass es sie gibt - beim Öffnen werden sie direkt aus Deinem Postfach geholt. Das heißt auch: Wird eine Mail in Deinem Postfach gelöscht, ist ihr Anhang auch in inDeal nicht mehr abrufbar. Das gilt für beide Anbieter gleich.
Postfach trennen
Auf der Karte findest Du den Knopf Trennen. Bevor etwas passiert, zeigt Dir ein Bestätigungsdialog, wie viele E-Mails und Unterhaltungen betroffen sind - zum Bestätigen tippst Du Deine Postfach-Adresse ein. Ein versehentlicher Klick kann also nichts löschen.
Wichtig - vor dem Trennen lesen: Beim Trennen wird nicht nur die Verbindung entfernt. Alle E-Mails, Unterhaltungen und Anhang-Verweise, die aus diesem Postfach übernommen wurden, werden endgültig aus inDeal gelöscht. Es gibt keine Wahl, die Daten zu behalten, und kein Zurück. In der Timeline Deiner Leads bleibt nur der Kurztext der Einträge erhalten - die vollständigen Nachrichten sind weg.
Dein Postfach selbst bleibt unberührt: Bei Microsoft beziehungsweise Google ändert sich nichts, alle Mails liegen dort weiter. Bei Google nimmt inDeal zusätzlich die erteilte Berechtigung zurück. Wenn Du später erneut verbindest - auch mit dem anderen Anbieter -, kann der Historien-Import die passenden Mails wieder übernehmen.