Jeder Deal gehört zu einem Unternehmen. Unter Accounts ↗ siehst Du im Unterpunkt Unternehmen alle Unternehmen, mit denen Du Deals hast, und ob sie gerade Kunde sind. Im Unterpunkt Kontakte stehen die Personen, mit denen Du schon Geschäft machst.
Inhalt
- Wie ein Unternehmen entsteht
- Lead oder Kontakt
- Die Kontaktansicht
- Die Kontakte-Liste
- Die vier Typen
- Die vier Ansichten
- Die Unternehmensseite
- Anrufen und E-Mail aus dem Unternehmen
- Der Aktivitätenverlauf
- Kontakte pflegen
- Unternehmensdaten pflegen
- Zusammenlegen
- Zusammenarbeit beendet
- Vertragsdaten
- Neukunden und Bestandsgeschäft
- Die häufigsten Stolpersteine
- Weiter
Wie ein Unternehmen entsteht
Ein Unternehmen legst Du nicht von Hand an. Es entsteht, wenn Du einen Deal anlegst.
- Du klickst am Lead auf Angebot erstellen.
- inDeal sucht passende Unternehmen, die es in Deinem Workspace schon gibt:
- zuerst über die Domain der E-Mail-Adresse des Leads,
- dann über die Domain seiner Website,
- zuletzt über den gleichen Firmennamen (Groß- und Kleinschreibung, Satzzeichen und Rechtsform wie GmbH zählen nicht).
- Gibt es einen Treffer, öffnet sich Unternehmen zuordnen. Wähle den passenden Treffer (etwa „An Muster GmbH anhängen“) oder Neues Unternehmen anlegen und gib den Namen ein, dann klick auf Deal anlegen.
- Gibt es keinen Treffer, legt inDeal den Deal direkt an, zusammen mit einem neuen Unternehmen.
Die Domain wird dabei vereinfacht: vertrieb.muster.de und muster.de zählen als dasselbe Unternehmen. Adressen von Freemail-Anbietern wie Gmail, GMX oder Web.de werden nie für die Zuordnung genutzt, weil dahinter kein Unternehmen steht.
Ein Treffer über den Namen ist nur ein Vorschlag. inDeal wählt ihn nie von selbst aus, weil verschiedene Firmen ähnlich heißen können.
Legst Du einen Deal über die API oder einen KI-Assistenten an, entscheidet inDeal selbst: Gehört der Lead schon zu einem Unternehmen, bleibt es dabei. Sonst wird ein Unternehmen mit derselben Domain genommen, und gibt es keines, entsteht ein neues.
Lead oder Kontakt
Jede Person in inDeal ist entweder ein Lead oder ein Kontakt.
- Ein Lead ist jemand, den Du noch gewinnen willst. Leads stehen in der Lead-Liste, in der Lead-Pipeline und unter Kontaktieren auf Home, mit Phase und Follow-up.
- Ein Kontakt ist jemand, mit dem Du schon Geschäft machst oder den Du direkt im Unternehmen anlegst. Kontakte haben keine Lead-Phase und tauchen deshalb weder in der Lead-Liste noch in der Lead-Pipeline, unter Kontaktieren oder bei den überfälligen Leads auf.
Eine Person wird Kontakt,
- sobald Du für sie einen Deal anlegst (egal ob in inDeal, über die API oder einen KI-Assistenten), oder
- wenn Du sie im Unternehmen mit Neuer Kontakt anlegst.
Löschst Du den einzigen Deal eines Kontakts, der vorher ein Lead war, wird er wieder zum Lead mit seiner letzten Phase und steht wie jeder andere Lead wieder in Deinen Leads, auch in Offene Leads. Lead zuordnen ändert daran nichts: Ein zugeordneter Lead bleibt Lead.
Die Lead-Historie bleibt erhalten. Wurde aus einem Lead ein Kontakt, zählen seine Phasenwechsel und Termine im Reporting weiter mit, genau wie vorher. Direkt als Kontakt angelegte Personen zählen dort nicht als neue Leads.
Die Kontaktansicht
Öffnest Du einen Kontakt, siehst Du statt Pipeline & Status den Block Deals mit allen Deals der Person, jeweils mit Phase und Wert. Ein Klick öffnet den Deal. Eine Lead-Phase und Lead verloren gibt es bei Kontakten nicht.
War der Kontakt vorher ein Lead, steht unter den Deals eine Zeile wie „Lead-Historie: Termin durchgeführt am 10.06.2026“. Mit Verlauf ansehen öffnest Du den vollständigen Verlauf.
Alles andere bleibt wie beim Lead: Kontaktdaten, Unternehmen, Aktivitäten, Notiz und die Aktionen Anrufen, E-Mail, Termin und Daten anreichern. Ein Termin für einen Kontakt legt den Kalendertermin an, ändert aber keine Phase.
Die Kontakte-Liste
Unter Accounts > Kontakte ↗ findest Du alle Kontakte, die Du sehen darfst (mit der Rolle Sales die Dir zugewiesenen), mit Name, Position, Unternehmen, E-Mail, Telefon und letzter Aktivität.
- Über das Suchfeld findest Du einen Kontakt nach Name, Position, Unternehmen, E-Mail oder Telefonnummer.
- Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert nach dieser Spalte, ein zweiter Klick dreht die Reihenfolge um. Auf dem Handy wählst Du die Sortierung über Sortieren nach.
- Ein Klick auf den Kontakt öffnet ihn, ein Klick auf das Unternehmen öffnet die Unternehmensseite. E-Mail-Adresse und Nummer sind direkt anklickbar.
In der Seitenleiste klappen die Unterpunkte Unternehmen und Kontakte auf, sobald Du im Bereich Accounts bist. Ist die Seitenleiste eingeklappt, erscheinen sie, wenn Du mit der Maus über Accounts fährst.
Die vier Typen
Den Typ rechnet inDeal aus den Deals des Unternehmens aus. Du setzt ihn nicht selbst.
| Typ | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Mindestens ein Deal ist Gewonnen, und der Vertrag läuft noch (kein Vertragsende in der Vergangenheit). |
| Interessent | Noch nie gewonnen, aber mindestens ein offener Deal (Angebot senden oder Auftrag reinholen). |
| Verlorener Kunde | Es gab einen gewonnenen Deal, aber der Vertrag ist ausgelaufen oder die Zusammenarbeit wurde beendet. |
| Verlorener Interessent | Noch nie gewonnen und kein offener Deal mehr. |
Gewinnst Du bei einem verlorenen Kunden einen neuen Deal, wird er wieder Kunde.
Die vier Ansichten
Die Liste hat vier feste Ansichten, eine je Typ: Kunden, Interessenten, Verlorene Kunden und Verlorene Interessenten. Beim Öffnen siehst Du Kunden.
Je Unternehmen zeigt die Liste Name, Domain, Typ, die Zahl der Kontakte, die offenen Deals, den gewonnenen Wert, das nächste Vertragsende und die letzte Aktivität. Über das Suchfeld findest Du ein Unternehmen nach Name oder Domain.
Die Unternehmensseite
Ein Klick auf ein Unternehmen öffnet seine Seite:
- Unternehmen: Name, Website, Branche, Mitarbeiterzahl, Zentrale und Adresse.
- Kontakte: alle Personen, die zu diesem Unternehmen gehören, Leads und Kontakte.
- Deals: alle Deals des Unternehmens, jeweils mit dem Hinweis Neugeschäft oder Bestandsgeschäft.
- Aktivitäten: der gemeinsame Verlauf aller Kontakte.
Oben stehen die Aktionen Anrufen, E-Mail und Neuer Deal. Rechts daneben öffnet das Drei-Punkte-Menü Zusammenlegen und Zusammenarbeit beendet.
Mit Neuer Deal legst Du für einen der Kontakte einen weiteren Deal an, etwa eine Verlängerung oder ein Zusatzprojekt. Ob der Deal als Bestandsgeschäft zählt, erkennt inDeal selbst.
Vom Lead und vom Deal kommst Du über Unternehmen öffnen im Block Unternehmen auf diese Seite.
Anrufen und E-Mail aus dem Unternehmen
Mit Anrufen und E-Mail oben auf der Unternehmensseite erreichst Du die Kontakte, ohne erst den einzelnen Lead zu öffnen.
- Ein Kontakt mit Nummer bzw. E-Mail-Adresse: Der Klick startet sofort, genau wie am Lead. Ausnahme: Ohne verbundenes Postfach öffnet E-Mail die Auswahl, damit Du Postfach verbinden siehst.
- Mehrere Kontakte: Es öffnet sich eine Auswahl mit Name, Position und Nummer bzw. E-Mail-Adresse. Oben steht der Hauptkontakt des jüngsten offenen Deals, danach folgen die Kontakte mit der neuesten Aktivität.
- Telefon und Mobil: Hat ein Kontakt beide Nummern, stehen sie als eigene Zeilen mit Telefon und Mobil in der Auswahl.
- Kontakte ohne Nummer bzw. E-Mail-Adresse erscheinen ausgegraut mit dem Hinweis keine Nummer bzw. keine E-Mail und lassen sich nicht wählen.
- Kein Kontakt mit Nummer bzw. E-Mail-Adresse: Der Button ist ausgegraut. Fährst Du mit der Maus darüber, siehst Du den Grund.
Die Auswahl bedienst Du auch mit der Tastatur: Pfeiltasten zum Wechseln, Enter zum Wählen, Esc zum Schließen.
Anrufen öffnet Dein Telefonprogramm mit der gewählten Nummer. E-Mail öffnet das Schreibfenster mit Deinem verbundenen Postfach, adressiert an den gewählten Kontakt. Ohne verbundenes Postfach öffnet sich Dein eigenes Mailprogramm, und in der Auswahl findest Du Postfach verbinden.
In der Liste Kontakte hat jede Zeile zusätzlich kleine Symbole für Anrufen und E-Mail, sofern Nummer bzw. Adresse vorhanden sind. Ein Klick auf die übrige Zeile öffnet wie bisher den Lead.
Der Aktivitätenverlauf
Der Block Aktivitäten zeigt die Aktivitäten aller Kontakte des Unternehmens in einem Verlauf, die neueste zuerst. Über jedem Eintrag steht der Name des Kontakts, ein Klick darauf öffnet seinen Lead. Mit Ältere Aktivitäten anzeigen lädst Du weitere Einträge nach.
Der Verlauf ist nur zum Lesen. Neue Aktivitäten, Notizen und Anrufprotokolle trägst Du wie gewohnt am Lead ein. Eine E-Mail, die Du aus dem Unternehmen sendest, landet automatisch am gewählten Kontakt und erscheint danach im Verlauf. Ein Klick auf Anrufen legt dagegen keine Aktivität an, genau wie am Lead: Halte das Gespräch am Lead fest.
Kontakte pflegen
Im Block Kontakte der Unternehmensseite stehen zwei Aktionen:
- Neuer Kontakt: legt eine Person als Kontakt an und ordnet sie direkt diesem Unternehmen zu. Die Firmendaten kommen aus dem Unternehmen. Der Kontakt erscheint sofort hier und unter Accounts > Kontakte, aber nicht in Deiner Lead-Liste.
- Lead zuordnen: sucht unter Deinen bestehenden Leads nach Name, E-Mail oder Firma. Ein Klick auf den Treffer ordnet den Lead diesem Unternehmen zu.
Zuordnen ist kein Konvertieren. Der Lead bleibt Lead, mit Phase, Verlauf und Reporting. Er bekommt nur das Unternehmen, und die Firmendaten des Unternehmens gelten ab dann auch für ihn.
Gehört der Lead schon zu einem anderen Unternehmen, fragt inDeal nach: Von zu verschieben? Die Firmendaten des bisherigen Unternehmens werden dabei am Lead entfernt, seine Deals bleiben beim bisherigen Unternehmen. Das Unternehmen selbst ändert sich durch das Zuordnen nicht.
Über das Drei-Punkte-Menü rechts in der Zeile eines Kontakts löst Du ihn mit Vom Unternehmen lösen wieder. Der Lead bleibt erhalten.
Dasselbe geht vom Lead oder Kontakt aus: Im Drei-Punkte-Menü oben rechts findest Du Account zuordnen. Ist schon ein Unternehmen zugeordnet, stehen dort Account wechseln und Vom Account lösen. Die Suche findet Unternehmen nach Name oder Domain, das Verschieben fragt wie oben nach.
Unternehmensdaten pflegen
Das Unternehmen ist die gemeinsame Quelle für die Firmendaten all seiner Kontakte. Änderst Du den Namen, die Website oder die Adresse, übernimmt inDeal das für alle Kontakte des Unternehmens. Das gilt, egal wo Du änderst: auf der Unternehmensseite, im Block Unternehmen am Lead oder am Deal.
Füllt eine Anreicherung Firmendaten nach, landen sie ebenfalls am Unternehmen, aber nur in Feldern, die dort noch leer sind.
Zusammenlegen
Manchmal gibt es dieselbe Firma zweimal, etwa weil ein Kontakt eine andere E-Mail-Domain nutzt.
- Öffne das Unternehmen, das bleiben soll.
- Öffne rechts das Drei-Punkte-Menü und klick auf Zusammenlegen.
- Wähle das doppelte Unternehmen und bestätige mit Zusammenlegen.
Kontakte und Deals des doppelten Unternehmens wandern zum bleibenden. Leere Felder werden aus dem doppelten ergänzt. Danach verschwindet das doppelte Unternehmen aus der Liste.
Zusammenarbeit beendet
Hört ein Kunde auf, ohne dass ein Vertragsende hinterlegt ist, öffne das Drei-Punkte-Menü, klick auf Zusammenarbeit beendet und bestätige. Das Unternehmen gilt dann als Verlorener Kunde.
Das lässt sich im selben Menü mit Zusammenarbeit wieder aufnehmen zurücknehmen. Gewinnst Du später einen neuen Deal, wird das Unternehmen wieder Kunde, auch ohne dass Du etwas zurücknimmst.
Vertragsdaten
Setzt Du einen Deal auf Gewonnen, fragt inDeal nach Vertragsbeginn und Vertragsende. Beide sind freiwillig. Später änderst Du sie im Deal im Block Pipeline & Status.
Liegt das Vertragsende in der Vergangenheit und gibt es keinen anderen laufenden Vertrag, gilt das Unternehmen als Verlorener Kunde. Ohne Vertragsende gilt der Vertrag als laufend.
Neukunden und Bestandsgeschäft
Auf Home ↗ unterscheidet inDeal zwei Arten gewonnener Deals:
- Neukunden zählt Unternehmen, deren erster gewonnener Deal in den Zeitraum fällt. Zwei Deals mit derselben Firma sind ein Neukunde, nicht zwei.
- Bestandsgeschäft zeigt gewonnene Deals mit Unternehmen, die schon Kunde waren oder es einmal waren, mit Anzahl und Wert.
Ob ein Deal Bestandsgeschäft ist, legt inDeal beim Anlegen fest: War das Unternehmen in diesem Moment Kunde oder Verlorener Kunde, zählt der Deal als Bestandsgeschäft.
Gesamtkunden zählt alle Unternehmen mit mindestens einem gewonnenen Deal.
Die häufigsten Stolpersteine
- Falsches Unternehmen bestätigt. Prüf im Dialog die Domain unter dem Namen. Passiert es trotzdem, leg die beiden Unternehmen zusammen.
- Freemail-Kontakt landet in einem neuen Unternehmen. Bei einer Gmail- oder GMX-Adresse gibt es keinen Domain-Treffer. Gibt es auch keinen gleichen Firmennamen, legt inDeal ohne Nachfrage ein neues Unternehmen an. Ordne den Lead deshalb vorher über Account zuordnen im Drei-Punkte-Menü dem richtigen Unternehmen zu (siehe Kontakte pflegen) oder leg die beiden Unternehmen danach zusammen.
- Kunde gilt noch als Kunde, obwohl er gekündigt hat. Trag am gewonnenen Deal das Vertragsende ein oder klick auf Zusammenarbeit beendet.