Der Schalter rechts oben auf jeder Karte ist die einzige Einstellung, die es bei Workflows gibt.
So geht es
- Öffne Setup und dann Workflows.
- Klick den Schalter auf der Karte an.
Die Änderung greift sofort, es gibt kein Speichern. Ein ausgeschalteter Workflow wird blasser dargestellt und läuft ab diesem Moment nicht mehr.
Anschließend steht in der Fußzeile Zuletzt geändert von {name} am {date} mit Deinem Namen. Andere im Team sehen also, wer geschaltet hat.
Wenn der Schalter nicht reagiert
- Er lässt sich nicht anklicken. Dann fehlt das Recht. Der Bereich ist der Rolle Admin vorbehalten.
- Es erscheint Keine Berechtigung. Dasselbe, nur nachträglich erkannt. Der Schalter springt zurück.
- Es erscheint Konnte nicht gespeichert werden. Eine Störung. Der Schalter springt zurück, versuch es erneut.
Was das Ausschalten bewirkt
Ein ausgeschalteter Workflow reagiert nicht mehr auf neue Antworten. Was er in der Vergangenheit getan hat, bleibt bestehen: gesetzte Stufen, gefüllte Felder, verschickte E-Mails. Ausschalten macht nichts rückgängig.
Der Verlauf bleibt ebenfalls erhalten und lässt sich weiter aufklappen.
Wann Ausschalten sinnvoll ist
Positive Antwort: Anreicherung + Benachrichtigung ist der Kandidat, wenn Dein Guthaben knapp wird. Jede positive Antwort löst hier eine Suche nach Kontaktdaten aus. Schaltest Du ihn aus, kommen die Benachrichtigungen ebenfalls nicht mehr - beides hängt an derselben Karte.
Negative Antwort: Verloren setzen ist der Kandidat, wenn Dein Team Absagen selbst bewerten will. Ausgeschaltet bleiben negativ beantwortete Leads auf ihrer Stufe stehen, und niemand wird benachrichtigt.
Positive Antwort: Stage-Wechsel solltest Du eingeschaltet lassen. Er ist der Grund dafür, dass ein positiv antwortender Kontakt am selben Tag in Deiner Arbeitsliste auftaucht. Ohne ihn bleibt der Lead kalt und ohne Datum liegen.
Wann Ausschalten nichts bringt
Wenn Benachrichtigungen an die falsche Person gehen, ist der Workflow nicht die Ursache. Empfänger ist immer die Person, der der Lead zugewiesen ist, ersatzweise der Inhaber des Accounts. Ändere die Zuweisung am Lead, nicht den Workflow.
Was Du nicht ändern kannst
Bedingungen, Aktionen, Reihenfolge und Benachrichtigungstexte sind fest. Es gibt keinen Bearbeiten-Knopf und keine Möglichkeit, einen eigenen Workflow anzulegen. Wenn Du eine andere Regel brauchst, ist das eine Anfrage an den Support: Hilfe und Support erhalten.