Postfach verbinden, E-Mails senden und Signaturen. Aktuell unterstuetzt: Microsoft 365 und Outlook.
Postfach verbinden
Mit einem verbundenen Postfach sendest Du E-Mails direkt aus inDeal - über Deine eigene Adresse, aus Deinem eigenen Postfach. Antworten Deiner Leads landen automatisch am richtigen Lead in der Timeline, ohne dass Du etwas kopieren musst. Du kannst Outlook beziehungsweise Microsoft 365 oder Gmail beziehungsweise Google Workspace verbinden. Inhalt - Was die Verbindung leistet - Welches Postfach? - So verbindest Du Dein Postfach - Wenn die Freigabe fehlt - Historie importieren - Anhänge bleiben im Postfach - Postfach trennen Was die Verbindung leistet inDeal verbindet sich mit Deinem Postfach. Danach gilt, unabhängig vom Anbieter: - Du schreibst und beantwortest E-Mails direkt im Lead, gesendet wird über Dein Postfach. Die Mails liegen anschließend auch in Deinem Gesendet-Ordner. - Eingehende Antworten werden automatisch dem passenden Lead zugeordnet und erscheinen in dessen Timeline. - Übernommen werden nur E-Mails, deren Gegenüber ein vorhandener Lead ist. Alles andere - private Mails, Newsletter, interne Nachrichten - wird verworfen und nicht in inDeal gespeichert. Jede Person im Team verbindet ihr eigenes Postfach, unabhängig von der Rolle. Es gibt kein zentrales Team-Postfach: Wer aus inDeal senden will, verbindet einmal sein eigenes Konto. Welches Postfach? Auf der Seite E-Mail ↗ stehen beide Optionen nebeneinander: - Outlook / Microsoft 365 - für Postfächer bei Microsoft, geschäftlich wie privat. - Gmail / Google Workspace - für Postfächer bei Google, geschäftlich wie privat. Ein Postfach pro Person. Du kannst immer nur ein Postfach gleichzeitig verbunden haben. Sobald eines verbunden ist, zeigt die Seite nur noch dessen Karte; die andere Option verschwindet. Willst Du wechseln, trenne zuerst das aktuelle Postfach und verbinde danach das neue. Was das Trennen mit Deinen übernommenen Mails macht, steht unten im Abschnitt Postfach trennen - lies ihn vorher. So verbindest Du Dein Postfach Outlook oder Microsoft 365 1. Öffne E-Mail ↗ in den Einstellungen. 2. Klick auf der Karte Outlook / Microsoft 365 auf Verbinden. 3. Du wirst zu Microsoft weitergeleitet. Melde Dich mit dem Konto an, dessen Postfach Du nutzen willst, und bestätige den Zugriff. 4. Danach landest Du automatisch zurück in inDeal. Die Karte zeigt Verbunden, Deine Adresse und das Verbindungsdatum. Gmail oder Google Workspace 1. Öffne E-Mail ↗ in den Einstellungen. 2. Klick auf der Karte Gmail / Google Workspace auf Verbinden. 3. Du wirst zu Google weitergeleitet. Wähl das Konto, dessen Postfach Du nutzen willst. 4. Google fragt die Berechtigungen einzeln ab, mit je einem Häkchen: "E-Mails in Deinem Namen senden" und "Deine E-Mails lesen". Beide Häkchen müssen gesetzt bleiben. inDeal braucht sie zusammen - senden allein genügt nicht, weil sonst keine Antwort zugeordnet werden kann, und lesen allein genügt nicht, weil Du dann nicht senden könntest. 5. Danach landest Du automatisch zurück in inDeal. Die Karte zeigt Verbunden, Deine Adresse und das Verbindungsdatum. Nimmst Du bei Schritt 4 ein Häkchen heraus, kommt inDeal mit der Meldung Beim Verbinden waren nicht alle Rechte freigegeben zurück und es wird kein Postfach verbunden. Klick dann einfach erneut auf Verbinden und lass beide Häkchen stehen. Von jetzt an findest Du am Lead den Knopf E-Mail und kannst direkt aus inDeal senden. Wenn die Freigabe fehlt In vielen Unternehmen dürfen Mitarbeitende externe Apps nicht selbst freigeben. Das ist kein Fehler, sondern eine Richtlinie Deiner Organisation - und der Weg ist bei beiden Anbietern derselbe: Deine IT gibt inDeal einmal frei, danach verbindet das ganze Team wie oben beschrieben. Microsoft 365. Nach dem Anmeldeversuch erscheint der Hinweis: Deine IT muss inDeal für euren Microsoft-365-Tenant freigeben, bevor du dein Postfach verbinden kannst. So gehst Du vor: 1. Kopiere den angezeigten Freigabe-Link (App freigeben). 2. Schick ihn an Deine IT-Administration mit der Bitte, inDeal für euren Microsoft-365-Tenant freizugeben. 3. Sobald die Freigabe erteilt ist, verbindest Du Dein Postfach wie oben beschrieben. Google Workspace. Auch hier kann Deine Organisation festgelegt haben, dass Drittanbieter-Apps erst freigegeben werden müssen. Dann bricht Google den Anmeldevorgang ab, bevor Du die Berechtigungen siehst. Bitte Deine Google-Workspace-Administration, inDeal für Euren Bereich zuzulassen; danach funktioniert das Verbinden wie oben. Bei privaten Konten bei Microsoft oder Google gibt es keine solche Freigabe - dort entscheidest Du selbst. Historie importieren Beim Verbinden kann inDeal auch zurückliegende E-Mails übernehmen. Auf der Karte findest Du dafür den Abschnitt Historien-Import: - Wähl unter Zeitraum zwischen 3, 6 und 12 Monaten. - Der Import läuft im Hintergrund; der Zähler zeigt, wie viele Nachrichten geprüft wurden. Bei großen Postfächern dauert das einige Minuten - Du kannst die Seite in der Zeit verlassen. - Auch hier gilt: Übernommen werden nur Mails, die zu einem vorhandenen Lead gehören. Alles andere wird verworfen. Wenn Du später neue Leads importierst, lohnt sich deshalb ein Klick auf Erneut importieren. Anhänge bleiben im Postfach Anhänge werden nicht in inDeal gespeichert. inDeal merkt sich nur, dass es sie gibt - beim Öffnen werden sie direkt aus Deinem Postfach geholt. Das heißt auch: Wird eine Mail in Deinem Postfach gelöscht, ist ihr Anhang auch in inDeal nicht mehr abrufbar. Das gilt für beide Anbieter gleich. Postfach trennen Auf der Karte findest Du den Knopf Trennen. Bevor etwas passiert, zeigt Dir ein Bestätigungsdialog, wie viele E-Mails und Unterhaltungen betroffen sind - zum Bestätigen tippst Du Deine Postfach-Adresse ein. Ein versehentlicher Klick kann also nichts löschen. Wichtig - vor dem Trennen lesen: Beim Trennen wird nicht nur die Verbindung entfernt. Alle E-Mails, Unterhaltungen und Anhang-Verweise, die aus diesem Postfach übernommen wurden, werden endgültig aus inDeal gelöscht. Es gibt keine Wahl, die Daten zu behalten, und kein Zurück. In der Timeline Deiner Leads bleibt nur der Kurztext der Einträge erhalten - die vollständigen Nachrichten sind weg. Dein Postfach selbst bleibt unberührt: Bei Microsoft beziehungsweise Google ändert sich nichts, alle Mails liegen dort weiter. Bei Google nimmt inDeal zusätzlich die erteilte Berechtigung zurück. Wenn Du später erneut verbindest - auch mit dem anderen Anbieter -, kann der Historien-Import die passenden Mails wieder übernehmen.
E-Mails senden und beantworten
Sobald Dein Postfach verbunden ist, schreibst Du E-Mails direkt im Lead. Diese Seite zeigt den Composer, das Antworten aus der Timeline, Anhänge und Entwürfe. Inhalt - Eine E-Mail schreiben - Aus der Timeline antworten - Anhänge - Entwürfe und Minimieren - E-Mails in der Timeline - Wann eingehende Mails erscheinen Eine E-Mail schreiben Öffne einen Lead und klick auf E-Mail. Der Composer öffnet sich mit der Lead-Adresse im Feld An; darunter siehst Du den Hinweis, über welche Adresse versendet wird. - Betreff und Nachricht füllst Du wie gewohnt. Die Nachricht kannst Du formatieren: fett, kursiv, unterstrichen, Listen, Links und Schriftgrößen. - Über Cc und Bcc blendest Du weitere Empfängerfelder ein - mehrere Adressen trennst Du mit Komma. - Unter der Nachricht steht Deine Signatur als feste Vorschau. Mit Signatur anhängen entscheidest Du pro Mail, ob sie mitgeschickt wird; ob der Schalter anfangs an ist, legst Du in der Signatur fest (getrennt für neue Mails und Antworten). Die Signatur selbst änderst Du dort, nicht im Composer. Gibt es weder eine eigene Signatur noch eine Firmen-Vorlage, erscheinen Schalter und Vorschau nicht. - Senden verschickt die Mail über Dein Postfach. Sie erscheint danach als Eintrag in der Timeline des Leads und liegt im Gesendet-Ordner Deines Postfachs - bei Outlook heißt er "Gesendete Elemente", bei Gmail "Gesendet". Aus der Timeline antworten Bei E-Mail-Einträgen in der Timeline erscheint beim Überfahren ein Antworten-Pfeil (Antworten). Damit öffnet sich der Composer im Antwort-Modus: - Der Betreff wird automatisch mit "Re:" vorbelegt, der Empfänger ist die Gegenseite der ursprünglichen Mail. - Deine Antwort bleibt beim Empfänger im selben E-Mail-Verlauf - so, als hättest Du direkt im Postfach geantwortet. - Die bisherige Konversation wird unter Deiner Antwort automatisch mitgeschickt, bei beiden Anbietern. Deine Signatur steht dabei unter Deinem Text und über dem Verlauf. Der Empfänger sieht also Deinen Text und darunter den zitierten Verlauf - so, wie er es von seinem Mailprogramm kennt. Anhänge Über Anhängen fügst Du Dateien hinzu. Dabei gelten zwei Grenzen: - Alle Anhänge einer Mail dürfen zusammen höchstens 20 MB groß sein. - Ausführbare Dateien sind aus Sicherheitsgründen gesperrt - zum Beispiel .exe, .bat, .js oder .msi. Dokumente, Bilder, PDFs und Archive wie .zip gehen problemlos. Entwürfe und Minimieren Der Composer muss nicht in einem Rutsch fertig werden: - Über Minimieren schrumpft er zu einem Balken am unteren Bildschirmrand - Du kannst weiter durch inDeal navigieren und ihn jederzeit wieder öffnen. - Was Du geschrieben hast, wird automatisch als Entwurf gespeichert - auch wenn Du den Composer schließt. - Ein vorhandener Entwurf wird am Knopf E-Mail mit einem kleinen Punkt angezeigt (Entwurf vorhanden). Beim nächsten Öffnen ist alles wieder da, auch die Einstellung von Signatur anhängen. - Verwerfen löscht den Entwurf samt hochgeladener Anhänge endgültig. E-Mails in der Timeline E-Mail-Einträge in der Timeline zeigen auf einen Blick, was passiert ist: - Ein Pfeil zeigt die Richtung: eingehend oder ausgehend, dazu "Von" beziehungsweise "An" mit der Adresse der Gegenseite. - Der Betreff ist der Titel des Eintrags. - Gehören mehrere Nachrichten zu einer Unterhaltung, zeigt ein Zähler die Anzahl (zum Beispiel "3 Nachrichten"). Zugeklappt siehst Du die jüngste Nachricht; Mehr anzeigen klappt den ganzen Verlauf auf. - Anhänge erscheinen als anklickbare Chips - aufgeklappt gruppiert pro Nachricht, mit Richtung und Datum. Wann eingehende Mails erscheinen inDeal prüft Dein Postfach alle zwei Minuten auf neue Nachrichten. Eine Antwort Deines Leads erscheint also spätestens ein paar Minuten nach Eingang in der Timeline - vorausgesetzt, die Absender-Adresse gehört zu einem vorhandenen Lead.
Signatur einrichten
Deine Signatur wird beim Senden aus inDeal automatisch unter Deine Nachricht gesetzt. Einmal eingerichtet, musst Du nie wieder daran denken. Wo Du die Signatur findest Öffne E-Mail ↗ in den Einstellungen. Der Bereich E-Mail-Signatur erscheint erst, wenn Dein Postfach verbunden ist - ohne Postfach kann inDeal nichts senden, also gibt es dort auch nichts einzurichten. Unter Deine Signatur legst Du fest, wie die Signatur aussieht. Dafür gibt es zwei Modi, zwischen denen Du oben am Feld umschaltest: Editor und HTML (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Mit An neue Mails anhängen und An Antworten anhängen legst Du fest, ob der Schalter im Composer anfangs an- oder ausgeschaltet ist. Signatur speichern nicht vergessen. Editor oder HTML - Editor eignet sich für einfache Signaturen: ein paar Zeilen Text, fett, kursiv, Links, Schriftgrößen und ein Logo. Tabellen und aufwendige Layouts kann der Editor nicht darstellen. - HTML ist für fertige Signaturen mit Layout gedacht, zum Beispiel mit Tabellen, Profilbild, farbigem Button oder mehreren Logos. Du fügst die Signatur ein, inDeal übernimmt sie mit ihrem Aufbau. Beim Speichern wird der HTML-Code bereinigt: Skripte, Formulare und Bilder ohne https-Adresse fallen weg. Links bleiben nur mit https-, mailto- oder tel-Adresse erhalten. Eine Signatur darf höchstens 50 KB groß sein. Ist sie größer, zeigt inDeal den Hinweis Die Signatur ist zu groß - meist stecken dann eingebettete Bilder im Code. Lade die Bilder stattdessen im Web hoch und verlinke sie per https. Fertige Signatur einfügen Du musst keinen HTML-Code anfassen. Es reicht, die Signatur aus einer Mail zu kopieren: 1. Öffne in Gmail, Outlook oder Apple Mail eine Mail mit Deiner Signatur. 2. Markier die Signatur und kopier sie. 3. Schalte in inDeal auf HTML und füge sie in das Feld ein. inDeal übernimmt den Aufbau der Signatur, nicht nur den Text. Hast Du den HTML-Code bereits, zum Beispiel aus einem Signatur-Generator, fügst Du ihn genauso ein. Fügst Du eine Signatur mit Layout im Modus Editor ein, fragt inDeal nach: In den HTML-Modus wechseln? - Zum HTML-Modus wechseln übernimmt die Signatur mit ihrem Layout. Der bisherige Inhalt des Feldes wird dabei ersetzt. - Im Editor einfügen fügt sie in den Editor ein. Tabellen und die meisten Gestaltungen gehen dabei verloren. Wechselst Du umgekehrt von HTML zu Editor, fragt inDeal ebenfalls nach (Zum Editor wechseln?), weil das Layout dabei verloren geht. Vorschau Unter jedem Feld zeigt die Vorschau, wie die Signatur beim Empfänger ankommt, mit Deinen echten Daten statt der Platzhalter: Vorschau: Deine Signatur und, für Admins, Vorschau: Firmen-Vorlage. Sie aktualisiert sich kurz nachdem Du etwas änderst; so lange bleibt der letzte Stand leicht abgedimmt stehen. - Noch keine Signatur erscheint nur, wenn das Feld leer ist. - Die Vorschau konnte nicht erzeugt werden bedeutet: Beim Bereinigen ist nichts übrig geblieben, etwa weil die Signatur nur aus Skripten oder Bildern ohne https bestand. - Sehr breite Bilder werden in der Vorschau auf die Breite des Feldes verkleinert. In der Mail selbst bleiben sie so, wie Du sie angelegt hast. Platzhalter Statt Name und Telefonnummer fest einzutippen, nutzt Du Platzhalter-Chips. Beim Versand werden sie automatisch gefüllt - ändert sich später etwas im Profil, stimmt die Signatur weiter. Es gibt elf Platzhalter: | Platzhalter | Wert kommt aus | |---|---| | {{user_name}} | Dein voller Name aus dem Profil | | {{user_vorname}} | Vorname (erster Teil des Namens) | | {{user_nachname}} | Nachname (Rest des Namens) | | {{user_titel}} | Deine Positionsbezeichnung aus dem Profil | | {{user_email}} | Die Adresse Deines verbundenen Postfachs | | {{user_telefon}} | Telefonnummer aus dem Profil | | {{user_mobil}} | Mobilnummer aus dem Profil | | {{company_name}} | Firmenname aus den Firmendaten | | {{company_website}} | Website aus den Firmendaten | | {{company_telefon}} | Firmen-Telefonnummer aus den Firmendaten | | {{company_logo}} | Logo-URL aus den Firmendaten | Die user-Werte pflegst Du in Deinem Profil, die company-Werte pflegt ein Admin in den Firmendaten. Platzhalter funktionieren in beiden Modi. Im Modus HTML kannst Du sie auch in Links und Bildadressen setzen, zum Beispiel href="{{company_website}}". Die Chips fügen den Platzhalter dort ein, wo der Cursor steht. Schriftgrößen und Logo - Schriftgrößen wählst Du im Editor aus einer festen Liste von 8 bis 24 px; Standard setzt auf die normale Größe zurück. - {{company_logo}} im Text wird zum Logo-Bild mit 40 px Höhe. Im Modus HTML kannst Du {{company_logo}} auch als Bildadresse nutzen (src="{{company_logo}}") und Größe und Abstände selbst festlegen. - Es werden nur https-Adressen akzeptiert. - Praxis-Tipp: Nutze als Logo eine PNG-Datei. Manche Mail-Programme stellen SVG-Grafiken nicht dar - PNG funktioniert überall. Die Firmen-Vorlage Unter dem eigenen Bereich liegt die Firmen-Vorlage: - Bearbeiten können sie nur Admins (Vorlage speichern). - Sie gilt automatisch für alle Teammitglieder, die keine eigene Signatur gespeichert haben. So hat das ganze Team vom ersten Tag an eine einheitliche Signatur. - Die Vorlage kann ebenfalls im Modus Editor oder HTML gepflegt werden. - Wer lieber mit der Vorlage als Basis startet, klickt Firmen-Vorlage übernehmen - sie wird dann samt Modus in die eigene Signatur kopiert und lässt sich anpassen. Hast Du bereits eine eigene Signatur, fragt inDeal vorher nach: Deine aktuelle Signatur wird durch die Firmen-Vorlage ersetzt.